Repertoria, zbiory, księgi pomocnicze

Na podstawie Zarządzenia Nr 14 Prezesa Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 6 sierpnia 2015 r. w sprawie ustalenia zasad biurowości w sądach administracyjnych w Wojewódzkim Sądzie Administracyjnym w Opolu w sekretariatach sądowych prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:
1) repertoria;
2) dzienniki korespondencji;
3) księgi pomocnicze (wykazy, kontrolki);
4) zbiory wokand.

Wymienione wyżej urządzenia ewidencyjne mają charakter techniczno – organizacyjny i służą do rejestrowania spraw i czynności sądu.

Repertoria służą do  ewidencjowania spraw i kontrolowania ich biegu oraz do sporządzania zestawień i sprawozdań statystycznych o wynikach pracy sądów. Stanowią one również podstawę oznaczania, układu i przechowywania akt. 

W każdym wydziale prowadzi się wykaz spraw ze skarg na akty wymienione w art. 3 § 2 pkt 5 – 7 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, wykaz spraw, w których postępowanie zawieszono, wykaz „SNP” do załatwiania spraw o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia oraz kontrolkę wysyłanych akt.

Kierownik sekretariatu prowadzi w porządku chronologicznym zbiór wokand z rozpraw oraz zbiór wokand z posiedzeń niejawnych w składach trzyosobowych, zbiór uporządkowanych chronologicznie spisów zdawczo – odbiorczych akt spraw przekazanych do archiwum zakładowego, a także kontrolkę terminowego sporządzania uzasadnień orzeczeń kończących postępowanie i załatwiania środków odwoławczych.

Na zarządzenie przewodniczącego wydziału mogą być prowadzone – poza wymienionymi – również inne księgi pomocnicze dla rejestrowania określonych spraw lub czynności.

Dane zawarte w repertoriach, wykazach, kontrolkach i innych urządzeniach ewidencyjnych udostępniane są uczestnikom postępowania oraz na żądanie uprawnionych osób.